RSForm formulieren maken voor joomla site

RSForm in Joomla sites voor verenigingen en instellingen door hansnl.

Een krachtige formulier component, een goede manier om formulieren in joomla te maken voor allerlei doeleinden, contactforms, etc,

 

RSForms! Pro

Advertenties RSForm!

Het component  rsforms pro is zeer uitgebreid en heeft een nogal steile leercurve zodat ik meestal zelf de formulieren in elkaar zet. Dat is een groot voordeel voor die clubs en verenigingen waar ik websites voor maak, maar heeft ook als nadeel dat de gebruikers niet weten wat er achter schuil gaat.RSForm Door dit artikeltje hoop ik wat duidelijkheid te verschaffen zodat nog meer voordeel te halen is uit dit component. Maar eenmaal gekocht is de ondersteuning prima bij RSJoomla. Komt u er even niet uit dan is vaak binnen een paar uur een passend antwoord gegeven door de mensen van RSForm.

Mogelijkheden RSForms Pro

  • Registratiemogelijkheden in diverse categorien rechtstreeks in joomla users
  • Aanmeldingsformulieren zonder registratie
  • Aanmeldingsformulieren met registratie
  • Contact of Mail formulieren om inzicht te krijgen wat de bezoeker voor gegevens wenst te ontvangen.
  • Talloze keuze mogelijkheden in elk formulier.
  • Aanmeldingen (submisions) in backend en frontend bekijken en bewerken.
  • Aanmeldingen  exporteren naar bijvoorbeeld Excel.
  • Zeer uitgebreide mail mogelijkheden naar administrator en invuller (submitter)
  • En nog veel meer.

Registreren in RSForm

Met dit component is het mogelijk om invullers in te delen in bepaalde user groepen in Joomla. Op die manier is het mogelijk om voor verschillende usergroepen verschillende registratiemogelijkheden te maken. Hierdoor kunnen bepaalde users in een vooraf bepaalde categorie content toevoegen aan je site of bepaalde dingen zien alleen bedoeld voor die user groep. Ook hier is weer de mogelijkheid ingebouwd om insturingen (submissions) te laten zien aan bepaalde groepen, via de directory mogelijkheid. Hier kan je ook weer precies regelen wie je wat en waar wilt laten zien of bewerken.

Aanmelden in RSForm zonder of met registratie.

Stel, er is een formulier gemaakt om je eigen aan te kunnen melden voor een of andere activiteit. Hiervoor is niet persee registratie nodig. Wel is het verplicht een mailadres in te voeren, want de invuller moet te benaderen zijn via mail, wel zo makkelijk. Het is mooi dat jij als administrator een mail ontvangt wanneer een form is ingevuld en tegelijkertijd ook de invuller over wat hij heeft ingevuld, maar mailverkeer is vaak wegwerptekst. Heel veel mail wordt weggegooit en komt men er in een later stadium achter dat je die mail nog nodig had. Welnu, als je per ongeluk een mail van een inschrijving weg hebt gegooid of per ongeluk verwijderd hebt dan is in de backend van je joomlasite nog altijd terug te vinden wie, wat, waar en waneer op wat heeft gereageerd via zo'n RSForm. Tevens is het mogelijk om opnieuw mail te versturen naar de invullers, Je hebt immers hun mail-adres.

welke gegevens wilt u tot uw beschikking hebben.

De standaard contactformulieren die joomla gebruikt zijn zeer beperkt en leiden vaak ook tot overlast. De formulieren zijn zo ingevuld en verstuurd. U kunt en mag meer verwachten van een dergelijk formulier, dan is RSForm de uitkomst.
U wilt weten op welk adres de invuller woont, welke afedeling hij werkt, in welk product hij geintereseerd is, tot aan de kleur van zijn of haar onderbroek toe. U kan het allemaal regelen in RSFom. De mogelijkheden om een formulier naar uw wens samen te stellen zijn talloos.
Via het Joomla mailsysteem wordt indien gewenst een mail verzonden naar u met alle ingevulde gegevens en naar de invuller van het formulier zodat die als bevestiging kan gebruiken dat er daadwerkelijk geprobeerd is om contact te maken.

Zelfs het maken van een logboek is mogelijk in RSForm. Stel een schoonmaakbedrijf heeft een aantal grote projecten waar schoongemaakt wordt. De projectleider van dat schoonmaakbedrijf kan in dat logboek bijvoorbeeld een extreme vervuiling of inbraak melden. De baas van het schoonmaakbedrijf ontvangt een mail evenals de huismeester van het project waar schoongemaakt wordt. Ook die kan zaken invullen in het logboek die vervolgens gezien worden door de projectleider en de baas van het schoonmaak bedrijf. Ingevuld kan worden wat voor actie er ondernomen moet worden en welke prioriteit dit heeft.
Zo kunnen verschillende logboeken voor verschillend projecten gemaakt worden. Alle logboeken kunnen door de baas gezien worden maar de projectleiders en huismeesters hebben slechts toegang tot het logboek behorende bij het betreffend project. De huismeester kan ook invullen wanneer er iets is misgegaan met de schoonmaak en de projectleider en baas worden via het logboek op de hoogte gebracht. Het was even knutselen maar ik heb het klaar gekregen met RSForm.

Aanmeldingen exporteren naar excel

Ook is het makkelijk om bijvoorbeeld inschrijvingen voor een toernooi of ander activiteit te exporteren naar excel of te laten zien in de frontend van je site. Ook is het mogelijk om alle inschrijvers nog eens een mailtje te sturen. Gemak dient de mens en waarom zou je er geen gebruik van maken als de mogelijkheid aanwezig is. Samenwerking binnen besturen van verenigingen of clubs kan hierdoor aanzienlijk worden verbeterd. Of het nu gaat voor het aanmelden voor vrijwilligerswerk of inschrijving voor een toernooi, het is allemaal te regelen in RSForm. En u kunt tijdens vergaderingen snel en eenvoudig gebruik maken van het excel formulier of via uw internetsite laten zien wat er speelt.

Mail mogelijkheden

RSForm heeft ontzetten veel mogelijkheden om ingevulde formulieren via mail kenbaar te maken. Alles wat u wilt weten kan in de mail gezet worden door z.g. placeholders. Ook wie de mail ontvangt is allemaal vrij eenvoudig te regelen in RSForm.
In geval u meerdere afdelingen binnen uw organisatie hebt kunt u bepalen welk formulier wat ingevuld wordt op welke afdeling als mail terecht komt. Geen zin om moeilijke code te schrijven voor een mail formulier dan is RSForm de uitkomst.

Om te zien wie er gereageerd heeft op een formulier (submissions) ga als volgt te werk.

Om iets te kunnen zien van inschrijvingen (submissions) lopen we dit even stap voor stap door. Het kan zijn dat de verschillende sites die ik gemaakt heb in verschillende joomlaversies staan en er kan een klein verschil zitten in het uiterlijk van de backend van de verschillende sites. Maar RSForm blijft eigenlijk het zelfde.

  • Ga naar uw site:
  • Vul achter de url  administrator in, dat ziet er dan bijvoorbeeld zo:   uit http://www.uwsite/administrator 
  • Druk op ENTER
  • Nu zie je dat je je gebruikersnaam en wachtwoord in moet typen, doe dit en druk op enter.
  • Als alles goed is gegaan ben je nu ingelogt in de backend.
  • Ga met je muisaanwijzer over het woordje COMPONENTEN of klik hier op in het menu boven in de pagina
  • Kies uit de hele lijst met componenten RSForm! Pro  of RSForm, ligt er aan welke versie bij uw site is geinstaleerd.
  • Klik hier op.
  • Als het goed is krijgt u nu het hoofdgedeelte van RSForm te zien.
  • Klik op BEHEER INZENDINGEN
  • Vervolgens heb u de keuze van welk formulier u de inzendingen wilt zien.
  • Dit wijst zich eigenlijk vanzelf en is en kwestie van logisch nadenken.
  • Als u uw gewenste formulier hebt geselectieerd ziet u meteen de lijst met inzendingen (subscriptions) van dat formulier. U ziet nooit de inzendingen van twee formulier door elkaar!

Het ziet er in eerste instantie nogal rommelig uit omdat alles getoond word, ook de velden waar u weinig of niets aan heeft. Bijvoorbeeld welk IP adres is gebruikt en de knop Verzend, zijn van van die velden die u misschien wel helemaal niet wil zien.
Kijk helemaal rechts op de pagina en daar ziet u een knop met: KIES WELKE KOLOMMEN ZICHBAAR MOETEN ZIJN
Klik hierop.
Dan opent zich een aan of uit vink lijst en kunt u zelf bepalen wat u wilt zien. Vink aan wat u wilt zien en vink uit wat u niet wilt zien.
Klik op de knop SUBMIT onderaan die lijst en uw opdracht wordt verwerkt.
Probeer maar gerust, het heeft tot nu toe nog niets te maken met wat er in de frontend gebeurd en met eventuele aanmeldingen. Hier kunt u nog niets defenitief fout doen.
Dit kunt u telkens opnieuw instellen naar gelang uw behoefte.

Stel, iemand heeft een inzending geplaatst en laat u weten dat hij of zij een foutje heeft gemaakt bij het insturen. De verkeerde datum, email adres of wat dan ook. Die persoon kan dit zelf niet herstellen, dat moet u doen. Hier voor zijn twee mogelijkheden, in de backend en in de frontend. We beperken ons nu hoe u een inzending aanpast in de Backend.

Inzending aanpassen

  • Kies in de lijst van inzendingen de juiste inzending die aangepast moet worden door die aan te vinken aan de linkerkant van de pagina.
  • Klik rechtsboven in de pagina op BEWERKEN.
  • Nu worden alle ingevulde velden van die inzending vertikaal getoond
  • Ga met de cursor in het veld staan wat u aan wilt passen en doe wat u wilt doen, een typefout herstellen, een ander keuze maken een ander emailadres invullen, alles is aan te passen.
  • Ik adviseer u om het IP adres niet aan te passen en wees er zeker van als u het mailadres aanpast dat dit ook een goed en geldig mailadres is.
  • Klik rechts boven op OPLSLAAN of OPSLAAN EN SLUITEN.

U wijziging is nu doorgevoerd als alles goed is gegaan. Dit alles is nu rechtstreeks via de database aangepast. Stel dat op uw site in de frontend de mogelijkheid is ingebouwd om inzendingen aan in de frontend te zien, dan zullen na vernieuwe van de pagina die gegevens voor die inzending ook zijn bijgewerkt. Deze mogelijkheid is niet bij alle sites ingebouwd, dit is afhankelijk van de wensen van de opdrachtgever.

Inzendingen exporteren naar excel.

De meeste joomlasites die ik heb gemaakt zijn voor clubs en verenigingen. Vaak is een formuier dan ook een middel om inschrijvingen te kunnen doen of bepaalde kennis op te doen voor de club. Want ook een enquette maken in RSForm is goed mogelijk.
Deze worden vaak besproken in commissie en besturen.
Wat zou het dan gemakkelijk zijn om inzendingen inzichtelijk te maken via een excelsheet voor uw mede bestuur of commissieleden. U kunt heel gemakkelijk inzendingen of gedeelten daarvan exporteren naar excel.

Ga als volgt te werk:

  • Log in in de backend van uw Joomlasite en ga net als boven beschreven naar de inzendingen van het formulier van uw keuze.
  • Selecteer de inzendingen die u wilt exporteren
  • Dit kunt u doen door elke gewenste inzending aan te vinken of linksboven boven de bovense inzending op het vierkantje te klikken voor alle inzendingen.
  • Hier kan het goed fout gaan, stel u selecteerd alle inzendingen dan worden alle inzendingen getoond die zichbaar zijn op het scherm maar niet die niet zichbaar zijn. Die niet zichbaar zijn zullen dan ook niet worden ge√ęporteerd.
  • Om dit te voorkomen ga helemaal onder in het scherm en kies daar TOON ALLE
  • Als u nu alle inzendingen selecteerd hebt u ze ook allemaal geselecteerd.
  • Kies boven in de pagina naar uw keuze de EXPORT mogelijkheid, dit zijn er heel wat en het is aan u de keuze welke. Voor gewoon excel kies dan ook voor EXPORTEER NAAR EXCEL
  • Nu opent zich een nieuw scherm waarin u opnieuw een keuze kan maken welke velden u wilt exporteren.
  • Maak hier uw keuze. Let op dit gedeelte heeft twee tabladen, in het tweede tablad OPTIES kunt u kiezen of u kolom koppen wilt exporteren of niet. Maar u keuze door aan of uit te vinken.
  • Als u alles goed heb aan en uit gevinkt ben u klaar om te gaan exporteren.
  • Klik rechtsboven in het scherm op EXPORTEREN. Indien u niet zeker bent van uw zaak kunt u ook op ANULEREN klikken.

Nu wordt een voortgangsmeter getoond en wordt uw bestand aangemaakt en geexporteerd in de versie die u gekozen hebt. Bij de meest computers zal deze file terecht komen in de map DOWNLOADS, maar dit kan per PC en persoon verschillen.
U kunt nu uw geexporteerde gegevens gebruiken als overzicht, in vergaderingen, om te bewerken, om conclusies te trekken, wat u maar wilt met deze sheet. Overbodig om te vermelden dat inzendingen en aanpassingen van inzendingen op de site geen invloed hebben op uw excelsheet. Indien u nieuwe gegevens ter beschikking wilt hebben in excel herhaal dan de bovengenoemde stappen. 
Heeft u nog vragen of op en aanmerkingen op bovenstaande dan raad ik u aan om CONTACT met mij op te nemen of te reageren via het reactie formulier hieronder.